Як правило, в торговельній компанії запасом управляє менеджер із закупівель, той хто виконує роботу, пов’язану з управлінням запасами. Тактика роботи, може варіюватися, в залежності від особистих якостей менеджера. Теоретично менеджерів із закупівель, можна поділити на дві категорії:

• Менеджер-експерт: тонко відчуває ринок, знає все про товар, який закуповує, має чудові відносини з постачальниками, в роботі покладається на інтуїцію та досвід, і своє уявлення про пріоритети. За звичай працюють продуктивно і ефективно, забезпечуючи серйозні конкурентні переваги. Однак, часом їх робота не прозора для керівництва. Такому експерту дуже складно знайти заміну, а в разі його звільнення з компанії, левова частка напрацювань піде разом з ним.
• Менеджер-виконавець: байдужий виконавець посадової інструкції, керуючий запасом за формальними показниками, що не має ніяких унікальних знань. Клерку відносно легко знайти заміну або піддати ротації кадрів, якість його роботи визначається, головним чином, якістю опису робочих процесів, витрати роботодавця на утримання такого фахівця відносно невеликі. Розплатою за перераховані блага є плинність кадрів, формальне ставлення до справи, непрофесіоналізм.

Я не вірю в те, що хтось може виконувати сьогоднішню роботу вчорашніми методами і залишитися в бізнесі завтра. – Нельсон Джексон

При бажанні отримати ідеального менеджера із закупівель, необхідно шукати за усередненими попередньо розглянутими характеристиками. А саме, потрібен небайдужий до справи фахівець, управляючий запасами не менш ефективно, ніж менеджер-«експерт». Одночасно, заміна його в разі потреби, не повинна бути пов’язана з особливими труднощами. Одним з рішень може стати робота акуратного і лояльного працівника, озброєного прогресивними засобами управління запасами.

Суть щоденної роботи фахівця з управління запасами, полягає в пошуку відповідей на два сакраментальні питання стосовно кожної номенклатурної позиції:

• Чи пора поповнити запас даного товару?
• Якщо пора, то яким буде розмір замовлення?

Як може відбуватися процес:

• Спеціаліст може оцінити фактичні залишки, відзначаючи позиції з недостатнім рівнем.
• Спеціаліст оцінює динаміку продажів, наприклад звертаючись до продавців або пригадуючи, коли ж була остання поставка даного товару.
• Спеціаліст приймає рішення про закупівлю, уточнюючи розмір замовлення з урахуванням наступних факторів: мінімальна партія; умови надання знижок; наявність у компанії фінансових резервів; інформація з ринку; власне чуття; багато інших чинників.